Os relatórios do WooCommerce não batem com as encomendas. Em que número confiar

A tua loja fecha o mês com um total no Analytics do WooCommerce e outro quando somas as encomendas da lista.

Enquanto esses relatórios WooCommerce não batem certo com a lista de encomendas filtrada pelo mesmo período, não decides orçamento de anúncios nem retenção com o número do relatório. A lista de encomendas é a fonte para faturação e clientes recorrentes até a divergência estar explicada. O método é simples: filtrar a lista, comparar pelo mesmo período e pelos mesmos estados, e só depois voltar ao gráfico.

Porque o Analytics e a lista de encomendas mostram totais diferentes?

Porque não estão a contar a mesma coisa no mesmo momento.

O WooCommerce Analytics agrega a partir de tabelas próprias de consulta, com estados excluídos, tipo de data e cache. A lista em WooCommerce, Encomendas, mostra cada encomenda com o estado atual. Se o relatório e a lista divergem, o problema pode ser configuração, atraso de importação ou cache, não um bug inventado.

Por defeito, o Analytics inclui Processamento, Em espera e Concluída, e exclui Pendente de pagamento, Cancelada e Falhada. O estado Reembolsada não se consegue excluir. Estados personalizados entram nos totais até os marcares como excluídos em Analytics, Definições.

O tipo de data também muda o mês. Em Analytics, Definições, podes escolher data de criação, data de pagamento ou data de conclusão. O valor por defeito é data de pagamento: encomendas sem data de pagamento ficam de fora do intervalo. Uma referência Multibanco ainda em espera pode estar na lista do dia em que foi criada e não aparecer no relatório do mesmo dia.

Há ainda a diferença entre vendas brutas, vendas líquidas e vendas totais. Pela documentação, vendas brutas são preço vezes quantidade, sem devoluções, cupões, impostos nem portes; vendas líquidas descontam devoluções e cupões; vendas totais somam-lhes impostos e portes. Portes e impostos reembolsados aparecem como negativos nessas colunas, e não nas devoluções. Comparar «vendas líquidas» do Analytics com o total que somas na lista é comparar duas contas diferentes.

O que o relatório pode estar a contar que a lista de encomendas não?

Há três mecanismos a verificar.

O primeiro são os estados. Se na lista somas só Concluída e o Analytics inclui Processamento e Em espera, o relatório sobe. Processamento significa pagamento recebido à espera de envio; Concluída significa encomenda cumprida. Em lojas com envio físico, o volume em Processamento pode ficar alto durante dias.

O segundo é a data do reembolso. No Analytics, o reembolso entra como valor negativo na data em que o retorno aconteceu, não na data da encomenda original. Uma venda em setembro e um reembolso em outubro baixam outubro no gráfico e deixam setembro intacto. A lista, ordenada por data de criação, conta a encomenda no mês em que nasceu, e o reembolso aparece noutro sítio se o olhares.

O terceiro é a cache e a importação histórica. O Analytics trabalha sobre dados em cache. Desde o WooCommerce 10.5, a definição Atualizações pode estar em Agendado, que atualiza os dados a cada 12 horas, por isso as encomendas mais recentes podem ainda não estar no relatório. Se os números do relatório diferem dos da loja, a documentação aponta para limpar a cache em WooCommerce, Estado, Ferramentas, e, se ainda falhar, voltar a importar dados históricos em Analytics, Definições. Encomendas antigas, migradas ou importadas por CSV podem faltar nas tabelas do Analytics até essa importação correr. Nada disto prova sozinho a causa na tua loja: só mostra onde a divergência pode nascer.

Os relatórios clássicos em WooCommerce, Relatórios, estão descontinuados desde o WooCommerce 4.0. Também contavam Processamento, Em espera e Concluída como vendas, mas já não recebem atualizações. Se ainda os abres ao lado do Analytics, podes estar a misturar duas gerações de relatório.

Em que número confias para orçamento e retenção?

Na lista de encomendas, até fechares a conta.

Para faturação do mês e para saber quem voltou a comprar, precisas de linhas que podes abrir: número da encomenda, estado, total, email, data. O gráfico do Analytics é útil para tendência depois de alinhado. Não é a fonte enquanto o total não bate com essas linhas.

O mesmo princípio aparece noutros sítios da medição. O critério é o do artigo sobre o GA4 a contar compras que não existiram: a encomenda paga manda. Aqui a verdade é a mesma encomenda, agora face ao relatório interno da loja. Se o denominador da receita estiver errado, o ROAS que a loja calcula herda o erro mesmo com o pixel a disparar bem.

Facto: no WooCommerce Analytics, os totais de receita e de encomendas dependem dos estados incluídos, do tipo de data e dos dados importados para as tabelas de consulta. Por defeito, Processamento, Em espera e Concluída entram nos relatórios; Pendente de pagamento, Cancelada e Falhada ficam de fora; Reembolsada não pode ser excluída. O tipo de data por defeito é a data de pagamento: encomendas sem data de pagamento ficam de fora do intervalo. Os reembolsos entram como valor negativo na data do retorno, não na data da encomenda original. Vendas brutas, líquidas e totais tratam cupões, impostos, portes e devoluções de forma diferente. O Analytics usa cache; se o relatório diferir da loja, a documentação oficial indica limpar a cache em WooCommerce, Estado, Ferramentas, e, se necessário, reimportar dados históricos em Analytics, Definições. Enquanto o total do relatório não bater com a lista de encomendas no mesmo período e estados, essa lista é a fonte para faturação e retenção.

Opinião: a tentação é declarar o WooCommerce estragado e instalar mais um plugin de relatórios. É cedo. Antes de culpar o programa, elimina as causas que a própria documentação aponta: estado, data e cache. Só depois de alinhares estes três e a divergência continuar é que faz sentido chamar o programador da loja.

Como reconciliar o relatório com as encomendas esta semana?

Um período fechado, as mesmas regras dos dois lados.

Primeiro, escolhe um mês já fechado. Em Analytics, Definições, anota o tipo de data e os estados excluídos. Não mudes nada ainda: só regista o que o relatório está a usar.

Segundo, em WooCommerce, Encomendas, filtra o mesmo mês. A lista mostra a data de criação de cada encomenda, por isso põe o tipo de data do Analytics temporariamente em data de criação. A documentação diz que isso invalida a cache sozinho e não obriga a reimportar dados. No fim, volta a pô-lo como estava. Soma só os estados que o Analytics inclui. Se precisares de ficheiro, descarrega o CSV do relatório de Encomendas ou de Receita no próprio Analytics, ou, se tiveres uma extensão de exportação, exporta a seleção, e trabalha as linhas no mesmo critério.

Terceiro, põe lado a lado: número de encomendas, total líquido e total com impostos e portes, conforme a métrica que usas para decidir. Escreve a diferença. Se for só Processamento a mais no Analytics, já tens uma explicação operacional, não um mistério.

Quarto, se os números ainda não batem, limpa a cache do Analytics e volta a abrir o mesmo período. Se a loja teve migração ou importação antiga de encomendas, confirma se a importação histórica chegou ao fim. A documentação não garante que a tua causa seja esta; garante que estes são os sítios oficiais onde o desvio nasce.

Quinto, até a diferença estar explicada, orçamento de anúncios, meta de ROAS e análise de clientes recorrentes usam a lista de encomendas. O relatório volta a ser ferramenta de tendência quando coincidir.

Quando a loja é Shopify e o desvio é face ao Meta ou ao Google Ads, o mecanismo muda: meses cruzados e reembolsos no painel de anúncios, como no artigo sobre Shopify e Meta a não baterem. Aqui o confronto é interno ao WooCommerce: relatório contra encomendas.

O que fazes esta semana?

Primeiro, abre Analytics, Definições, e escreve num bloco o tipo de data e os estados excluídos.

Segundo, no mesmo mês fechado, filtra WooCommerce, Encomendas, com o tipo de data do Analytics temporariamente em data de criação e soma as linhas. Se precisares de ficheiro, usa o CSV do próprio Analytics.

Terceiro, compara quantidade e valor. Se a diferença for estados ou data, documenta-a e usa a lista de encomendas para as decisões desta semana.

Quarto, só se a diferença continuar depois de limpar a cache e de confirmares a importação histórica é que abres um pedido técnico. Sem causa inventada.

Quinto, recalcula o ROAS do mês com a receita das encomendas pagas da lista, não com o cartão do painel, e decide o orçamento em cima desse número.

FAQ

Os relatórios do WooCommerce têm de bater a 100% com as encomendas?

Têm de bater quando usas o mesmo período, os mesmos estados e o mesmo tipo de data. Se um lado inclui Processamento e o outro só Concluída, a diferença é esperada.

Qual é a diferença entre Processamento e Concluída?

Processamento: pagamento recebido, stock reduzido, à espera de envio. Concluída: encomenda cumprida. Virtuais e descarregáveis podem saltar direto para Concluída; o resto passa por Processamento até marcares.

Devo usar a data de criação ou a data de pagamento?

Para faturação e para bater com o dinheiro que entrou, a data de pagamento costuma ser a comparação certa. É também o defeito do Analytics. Se a tua operação olha para encomendas criadas (referências geradas), diz-o explicitamente e mantém a mesma regra nos dois sítios.

Limpar a cache do Analytics apaga encomendas?

Não. Limpa os dados em cache dos relatórios. As encomendas da loja ficam. Se ainda assim os totais falharem, a documentação aponta para reimportar dados históricos do Analytics, o que também não apaga produtos nem encomendas.

Posso decidir retenção só com o relatório de clientes do Analytics?

Só depois de o total de receita e de encomendas desse período bater com a lista de encomendas. Clientes recorrentes calculados em cima de um denominador desalinhado herdam o erro.

Se o desvio continuar depois de alinhares estados, data e cache, leva o período e a diferença à comunidade da Aero Agency, onde há outras lojas WooCommerce a fechar as mesmas contas.